以下是通常保存在正式會計系統中的會計賬簿和記錄：

一般會計文件

1. 總帳（記錄收支並列出資產、負債、債務人和債權人的賬簿）​
2. 現金簿
3. 支票簿和支票存根
4. 銀行對賬單和銀行通知書（例如資金轉賬、付款單）
5. 僱傭紀錄：僱員身份證及履歷的副本（為著個人資料私穩，這類資料應嚴格控制）。
6. 存貨紀錄：存貨地點、存貨水平、供應和送遞資料、成本、售價和可能代替的貨品。
7. 供應商紀錄：可靠性、質素、服務、送貨次數、現有或潛在供應商的貨物價格。
8. 顧客紀錄：聯絡資料、賒賬條件、預先安排的付款條件和送貨的特別指示。

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收入

• 收費通知書（例如管理費、停車場租金）
• 正式收據
• 收據摘要
• 收款憑單

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支出

• 採購申請
• 報價、標書
• 訂單
• 發票
• 小額現金券和小額現金補充表格
• 付款憑證
• 支票登記簿

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固定資產

• 固定資產登記冊
• 購置固定資產發票
• 固定資產處置收據